TYPO3 und Laravel fördern die Zusammenarbeit
Der Kunde: Wasserwerksnachbarschaften Bayern e.V.
Unser Auftrag: Aufbau und Betreuung einer TYPO3-Seite für die Außendarstellung. Aufbau und Weiterentwicklung eines Veranstaltungs-Tools auf Basis von Laravel
Start: Mitte 2018
Wer sind die Wasserwerksnachbarschaften?
Die Wasserwerksnachbarschaften (WWN) in Bayern sind ein gemeinnütziger Verein, in dem sich regionale Wasserversorgungsbetriebe zusammengeschlossen haben. Dazu gehören kommunale Wasserversorger, aber auch private Wasserunternehmen.
Zusammen spielen sie eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Wasserversorgung und -qualität, bei der Notfallbewältigung und beim Umweltschutz. Sie leisten eine höchst wichtige gesellschaftliche Grundaufgabe: Dass jederzeit überall sauberes Trinkwasser zur Verfügung steht.
Da die Wasserversorgung eines Gebietes seiner Natur nach immer regional geprägt ist, ist es besonders wichtig, ein Austauschforum zu schaffen, in dem sich alle regionalen Versorger miteinander vernetzen können. Diese Vernetzung ist die Hauptaufgabe der WWN.
Oft geht es dabei um ganz praktische Fragestellungen: Wassermeister, Wasserwarte oder andere Fachkräfte der Wasserversorgung müssen wissen, wie sie auf bestimmte Anforderungen in ihrem Werk richtig reagieren können. Andere aus dem Umfeld besitzen vielleicht die nötige Erfahrung und könnten weiter helfen.
Mit Hilfe von zwei unterschiedlichen Werkzeugen stellen die WWN diese Vernetzung zwischen den Verantwortlichen für die Wasserversorgung her: Mit einer Webseite auf Basis von TYPO3 und mit einer Web-Anwendung auf Basis von Laravel.
Koordination und Zusammenarbeit mittels TYPO3
Eines der Tools zu Koordination und Zusammenarbeit der verschiedenen WWN-Mitglieder ist die öffentliche Website.
Diese zeigt immer die aktuellen, übergreifenden Veranstaltungen, gibt Orientierung über den Aufbau der Gesamtorganisation und listet alle beteiligten Wasserämter und Firmen auf.
Über die Website gelingt es alle Beteiligten, Ansprechpartner zu finden, wenn es um die Lösung von Alltagsproblemen geht. Für die Beteiligten ist sie quasi das öffentlich zugängliche Nachschlagewerk, mit dem das ganze Berufsfeld erschlossen werden kann.
Koordination und Zusammenarbeit mittels Laravel
Technisch weitaus komplexer ist ein anderer Aspekt der WWN. Damit die Wasserwerker sich auch persönlich austauschen können, gibt es in jedem bayrischen Landkreis mehrmals im Jahr gemeinsame Treffen mit Vorträgen zu einem aktuellen Wasser-Thema. Manche der Treffen erstecken sich über ein ganzes Wochenende.
Zu solchen Treffen erscheinen 100 bis 200 Personen; weitaus mehr werden eingeladen. Alle Eingeladenen entrichten eine geringe Gebühr und bekommen dafür neben Vorträgen und Besichtigungen auch Verpflegung und nette Gesellschaft. Die meisten Personen gehören zu Firmen oder Ämtern, die mit dem Thema zu tun haben, und manche der Firmen oder Ämter haben Freikontingente für eine gewissen Anzahl von Mitarbeitern.
In der Vergangenheit wurden diese Veranstaltungen über Excel-Tabellen und per E-Mail organisiert. Man kann sich vorstellen, dass dabei allein aufgrund der Vielzahl der beteiligten Personen ein Keim für Chaos angelegt war.
Web-Anwendung schafft Ordnung
Nach ausführlicher Analyse des Bedarfs wurde entschieden, dass der Versand der Einladungen zu den Nachbarschaftstagen am besten durch eine eigenständige Web-Anwendung erfolgen sollte. TYPO3 war dabei nicht die erste Wahl, da die anstehenden Aufgaben ja nichts mit einem Content-Management-System zu tun haben. Statt dessen setzen wir auf Laravel.
Der Vorteil einer Web-Anwendung: die im ganzen Land verteilten Wasserwerker brauchen keine einheitliche IT-Ausstattung (die es nicht gibt), sondern sie können sich über einen Web-Zugang in einem einheitlichen Tool einloggen und von dort aus die Organisation ihrer Veranstaltungen vornehmen.
Der jeweilige Leiter kann Veranstaltungen anlegen, eine Liste möglicher Teilnehmer pflegen und zu bestimmten Veranstaltungen eine Auswahl der angelegten Teilnehmer einladen.
Die eingeladenen Teilnehmer erhalten jeweils eine E-Mail mit den Programm-Details. In der E-Mail enthalten sind zwei Buttons, mit denen sie die Teilnahme entweder bestätigen oder absagen können. Auf diese Weise wird es für die Teilnehmer einfach und übersichtlich.
Der Organisator wiederum sieht jederzeit, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben, wie viele maximal zusagen können, wer abgesagt hat und wessen Antwort noch aussteht.
Rechnungsübersicht für die Verwaltung
Ein wichtiger und arbeitsintensiver Schritt bei den Veranstaltungen ist die Kontrolle der Teilnehmerbeiträge.
Auch dieser Schritt wird von der Web-Anwendung unterstützt: In einer Gesamtübersicht kann die Verwaltung kontrollieren, welche Teilnehmer ihre Beiträge noch nicht entrichtet haben und kann erste und zweite Mahnungen verschicken.
Insgesamt funktioniert das System so gut, dass bei mehreren tausend Teilnehmern pro Jahr keine einzige unbezahlte Rechnung offen bleibt - ein gewaltiger Fortschritt gegenüber der ursprünglichen Organisation per Excel-Tabelle!
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Wie bei solchen maßgeschneiderten Anwendungen üblich, entstehen viele nützliche Ideen erst während der Benutzungszeit. Erst durch den praktischen Umgang und den täglichen Einsatz fällt auf, welche Funktionen noch fehlen, oder welche gut gedacht waren, aber dann doch nicht so recht funktionieren.
Wenn solche Schwachstellen Schritt für Schritt behoben werden und durch bessere Varianten ersetzt werden, entsteht mit der Zeit ein Werkzeug, das wie angegossen auf den jeweiligen Zweck passt.
Man erkennt diesen Zustand daran, dass alle Beteiligten zufrieden sind und gar nicht mehr groß bemerken, dass sie ein eigens geschaffenes Werkzeug benutzen.
Erst wenn dieser Zustand erreicht ist, sind auch wir zufrieden.
Sie benötigen ein maßgeschneidertes Tool?
Wenn Sie eine Aufgabe haben, die schon lange auf bessere Weise hätte erledigt werden sollen: dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir überlegen mit Ihnen gemeinsam, ob eine Web-Anwendung die geeignete Form ist.