Interview mit der Geschäftsführerin der WWN Bayern e.V. Bettina Zielbauer
Der Wasserwerksnachbarschaften Bayern e.V. organisiert regionale Schulungen für das technische Personal der bayrischen Trinkwasserversorger.
Die seit 1986 pro Landkreis organisierten Mitglieder wurden anfangs von Mitarbeitern der Wasserwirtschaftsämter per Brief eingeladen. Bei 96 Kommunen und ca. 3.500 Mitgliedern war der Organisationsaufwand entsprechend hoch.
metapublic hat dafür gemeinsam mit engagierten Nachbarschaftsleitern ein Online-Portal konzipiert und umgesetzt.
Frau Zielbauer, was hat Sie an dieser Aufgabe gereizt?
Ich bin seit 2020 bei den Wasserwerksnachbarschaften und habe 2021 die Geschäftsführung von meinem Vorgänger Bernd Traue übernommen. Davor war ich am Bayerischen Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit tätig, ich hatte also mit dem Thema Wasser und Wasserhygiene schon länger zu tun. Bernd hatte mich in der Funktion als Referentin zum WWN-Erfahrungsaustausch eingeladen. So konnte ich Menschen, die dahinterstehen, kennenlernen und habe gemerkt: hier fühle ich mich wohl! Als sich dann die Gelegenheit ergab, habe ich nicht gezögert mich als Geschäftsleitung bei den Wasserwerksnachbarschaften zu bewerben.
Wofür gibt es die Wasserwerksnachbarschaften?
Die Wasserwerksnachbarschaften betreuen ein bayernweites Netzwerk von über 60 Ehrenamtlichen, die sich um die Wasserversorger in ihrem Landkreis kümmern und zweimal im Jahr Schulungs-Veranstaltungen mit den technischen Angestellten der Wasserwerke durchführen.
In jährlich über 100 Veranstaltungen erreichen wir so über 3500 Personen. Wir kümmern uns darum, dass im Hintergrund alles läuft, es den Ehrenamtlichen gut geht und sie alles bekommen, was sie für ihren Nachbarschaftstag brauchen.
Dafür hat metapublic ein Online-Portal gebaut, was die Verwaltung dieser Nachbarschaftstage ermöglicht.
Als ich 2020 anfing, gab es das NBT-Portal schon und ich war begeistert, weil es komplett auf die Wasserwerksnachbarschaften zugeschnitten wurde. Jeder Handgriff sitzt, es ist intuitiv und ohne große Einweisung zu bedienen. Ich hatte keine Probleme, mich zurechtzufinden.
Was macht das Portal?
Mit dem Portal werden neue Schulungs-Veranstaltungen angelegt: man gibt Ort, Zeit und Tagesordnung ein, geht auf Speichern und versendet mit einem Klick eine Einladung an alle erfassten Teilnehmer per Mail.
Die Teilnehmer klicken dann nur auf einen Anmeldungs- oder Absagen-Link, was dem Nachbarschaftsleiter sofort in der Übersicht angezeigt wird. Gleichzeitig löst der Teilnehmer damit die Anmeldebestätigung mit PDF-Rechnung zur Vorlage bei seinem Arbeitgeber aus.
Die Nachbarschaftsleiter sehen in Echtzeit wer zu- oder abgesagt hat und wo Bestätigungen noch ausstehen.
Und vor Beginn der Veranstaltung können sie sich noch die Teilnehmerliste ausdrucken, die sie sich mitnehmen können. Die ganze Veranstaltungsabwicklung funktioniert also automatisch ohne viel Handarbeit.
Bald gibt es ein kleines Update der Teilnahmebestätigung!
Ja, nach der Veranstaltung erhalten dann alle Teilnehmer automatisch eine PDF- Teilnahmebestätigung mit Namen und Agenda.
Unterstützt das Portal auch Ihre Verwaltung?
Ganz enorm! Die Geschäftsstelle hat 2025 mit ca. 60 Ehrenamtlichen 108 Veranstaltungen vorbereitet und durchgeführt, woran über 3.500 Personen teilgenommen haben. Dazu mussten Zahlungseingänge und Mahnwesen verwaltet werden.
Dabei sind wir ein kleiner Verein, unsere Geschäftsstelle besteht aus zwei Personen, mit jeweils einer halben Stelle. Ohne unsere Ehrenamtlichen und ohne das Online-Portal könnten wir das überhaupt nicht managen, das würde mit Excel-Listen gar nicht gehen.
Also würden Sie anderen Organisationen diesen Plattform-Ansatz empfehlen, die Kommunikation zu vielen Mitgliedern organisieren müssen?
Absolut, ich kann das nur empfehlen, denn es bringt Übersicht in Echtzeit, vermeidet Ablage und Excel-Listen, mit Schnittstellen zu Konten wird auch die Buchhaltung entlastet und ermöglicht uns überhaupt ein strukturiertes und planvolles Arbeiten.
Was am Ende vor allem unseren eigentlichen Anliegen, das Arbeiten mit Menschen zugutekommt.
Nutzen Sie die Daten auch zur Datenanalyse?
Oft sogar, in den Statistiken verfolgen wir, zu welchen Veranstaltungen wie viele Teilnehmer kommen, wie hoch der Anteil zahlender Teilnehmer, Gäste und Vereinsmitglieder sind.
Das nutze ich für meine Berichte an den Vorstand, für die Berichte in der Mitgliederversammlung und für den Jahresbericht an das Finanzamt. Das liegt für mich jederzeit abrufbar vor.
Ihre unmittelbare Zielgruppe sind die Nachbarschaftsleiter, was ist deren Feedback?
Die Akzeptanz ist sehr gut, alle laden über dieses System ein, keiner versucht es durch private Einladungen zu umgehen. Es läuft alles über diese Plattform, von jung bis alt.
Gerade findet ein Generationenwechsel bei den Nachbarschaftsleitern statt. Viele gehen in Ruhestand und es kommen Junge nach. Wir hatten in den letzten zwei Jahren in 70 Nachbarschaften 20 neue Leiter. Als ehrenamtliche Mitarbeiter sind sie heilfroh über diese Plattform, mit eigenem Logo, mit allen nötigen Daten, Dokumente und Infos, Bedienungsanleitung, Datenschutzordnung, Teilnehmerlisten, Teilnehmerbescheinigungen, es ist alles da drinnen!
Ich habe bisher nur positives und konstruktives Feedback bekommen.
Auf unserem jährlichen Treffen aller Nachbarschaftsleiter ist unser NBT-Portal regelmäßig ein Thema. Dort kam auch der Wunsch nach einer Teilnahmebestätigung mit eigenem Namen, Veranstaltungstitel, Agenda und besprochenen Themen zum Download, und nicht wie bisher zum selbst Ausfüllen.
Es war schön von metapublic zu hören, dass wir auch diesen Schritt automatisieren können, indem die hinterlegten Daten einfach für ein weiteres, automatisch generiertes Dokument genutzt werden können.
Das ist für mich das, was das Portal ausmacht, dass es flexibel auf unsere Bedürfnisse angepasst werden kann.
Eine letzte Frage, was würden Sie sich von dem NBT-Portal wünschen, wenn es keine budgetäre Grenze gäbe?
Ich bin wirklich zufrieden und weiß, dass ich mit jedem Wunsch einfach auf euch zukommen kann, aber was sich unsere Leute immer mal wieder wünschen, ist ein Forum. Dort soll es vor allem um Wasserwerker-Themen gehen, z.B. hat jemand Erfahrungen mit den neuen Rohren der Firma XY, oder kann jemand mit dem Gerät aushelfen, das uns gerade ausgefallen ist. Also nicht nur Wissensaustausch, sondern richtige Nachbarschaftshilfe.
Das würde großen Anklang finden. Sowas gibt es auch noch nicht in der Wasserbranche.
Danke für diese Idee, wir werden eine Lösung finden!
Und danke für Ihre Zeit!