Bestellsystem für große Arbeitsgruppen in Wissenschaft und Forschung
Moderne Wissenschaft erfordert nicht nur fähige Forschende, sondern auch eine ausgeklügelte Organisation. In einem typischen Exzellenz-Cluster arbeiten 250 Personen oder mehr: Professorinnen und Professoren, Promovierende, Postdocs, Mitarbeitende in der Verwaltung, Studenten und Studentinnen. Sie gehören zu unterschiedlichen Universitäten, leben an unterschiedlichen Standorten und arbeiten an jeweils unterschiedlichen Forschungsfragen.
Gerade in großen Forschungsverbünden wird damit eine digitale Lösung für Beschaffung, Antragsverwaltung und Budgetkontrolle schnell zu einem zentralen Erfolgsfaktor. Schließlich hat das Gesamtprojekt auch immer einen Finanzrahmen, in dem es sich bewegen muss. Hier den Überblick zu behalten, ist nicht einfach: Die eine Arbeitsgruppe braucht noch ein Spezialgerät für ihre Forschung, eine andere will einen Gastwissenschaftler zu einem Vortrag einladen, eine dritte will vielleicht einen Mitarbeiter zu einem Kongress entsenden.
Die große Frage: Ist dafür jeweils noch genug Geld vorhanden?
Um die Beantwortung dieser Frage zu vereinfachen, haben wir ein Bestell- und Antragsmanagement-System erstellt. Was es leistet, und warum das für alle Beteiligten vorteilhaft ist, darum soll es in diesem Blog-Artikel gehen.
Eine Vielzahl an Wünschen
Forschende im Exzellenzcluster oder auch in einem Sonderforschungsbereich benötigen ganz verschiedene Dinge für ihre Arbeit: Sie müssen kleine und große Dinge einkaufen; ein Buch für 9,95 €, eine Spezialmaschine für 13.000 €. Sie wollen Reisen zu Kongressen unternehmen: per U-Bahn in derselben Stadt oder per Flugzeug auf einem anderen Kontinent. Und wenn sie eine Arbeitsgruppe leiten, wollen sie vielleicht sogar neue Mitarbeiter einstellen: vorübergehend als Gastwissenschaftler oder befristet als wissenschaftliche Mitarbeitende.
All diese Anforderungen müssen abgewogen werden: Was ist wichtig, wo wollen wir das vorhandene Geld investieren?
Weitere Anforderungen kommen hinzu: Alle Forschende müssen bequem von überall auf der Welt ihren Bedarf anmelden können. Der angemeldete Bedarf muss auf zwei Ebenen geprüft werden: vom sogenannten “Anordnungsbefugten”, der typischerweise für eine Arbeitsgruppe zuständig ist, und von der Geschäftsstelle, die das Gesamtbudget im Blick hat. So entsteht ein klarer Genehmigungsworkflow, der wissenschaftliche Bedarfe, Drittmittel, Fonds und Kostenstellen transparent miteinander verbindet.
Haben beide Kontrollebenen die Anforderung befürwortet, so muss der Forscher die Entscheidung erfahren, wird sie abgelehnt, will er die Gründe der Ablehnung nachvollziehen können.
Umsetzung per Laravel als Webanwendung
Um die Anforderungen bestmöglich umzusetzen, haben wir uns für Laravel als technische Grundlage entschieden. Für ein spezialisiertes Bestellsystem mit individuellen Rollen, Formularen, Prüfprozessen und Auswertungen bot das PHP-Framework hier die passendere Grundlage. Natürlich hätte man das System auch mit TYPO3 umsetzen können, aber die Kopplung an die Website war zu schwach, um das zu rechtfertigen.
Alle Mitglieder des Forschungsverbundes erhalten von der Geschäftsführung jeweils einen Zugangscode zum System. Wer eingeloggt ist, findet fünf einfache Formulare vor, in denen alle nötigen Daten abgefragt werden. So wird die Bedienung für die Antragsteller und Antragstellerinnen selbsterklärend.
In einer Unterseite sehen sie alle von ihnen selbst je gestellten Anträge. Ein Ampelsystem macht auf den ersten Blick sichtbar, welche Anträge genehmigt und welche abgelehnt wurden. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt interne Abläufe und schafft mehr Transparenz im Beschaffungsprozess.
Benötigt der Antragsteller seine Formulare zusätzlich auf Papier, um sie zum Beispiel unterschreiben zu können, so lassen sich diese per PDF-Download jederzeit herunterladen. Das ist insbesondere wichtig für Reiseanträge, die an der jeweiligen Universität noch auf Papier weiter verarbeitet werden und dann auch ein genau vorgeschriebenes Layout mitbringen müssen.
Übersichtlichkeit aus allen Perspektiven
Der Hauptvorteil des Bestellsystems ist, dass es für alle Beteiligten übersichtlich ist: Der einzelne Antragsteller sieht jederzeit, wie der Stand seiner Anträge ist. Der Anordnungsbefugte hat die Übersicht, welche Anfragen er selbst noch genehmigen soll. Die Geschäftsstelle schließlich findet die eingegangenen Anträge gut geordnet nach Typ und zugehörigem Fonds aufgelistet. Sie kann auch spezielle Tabellen, Zusammenstellungen oder einzelne Anträge als CSV herunterladen, um sie anschließend in anderen Systemen weiter zu verarbeiten.
Die Anzahl der dafür benötigten Daten und Beziehungen ist durchaus beachtlich: Mehr als 20 Tabellen beschreiben alle Aspekte des Systems. Hier können die Systemverwalter neue Eigenschaften ergänzen (z.B. “Leihroller” als neues Fortbewegungsmittel o.ä.) und obsolet gewordene streichen (ausgelaufene Fonds, beendete Kostenstellen). So kann sich das System mit den Anforderungen weiterentwickeln.
Auch für größere Weiterentwicklungen ist das System perfekt vorbereitet, u.a. dank des durchdachten Aufbaus des zu Grunde liegenden Frameworks Laravel. So kann zum Beispiel Mehrsprachigkeit jederzeit ergänzt werden, sobald der Bedarf entsteht. Selbstverständlich könnten neue Antragsformen ergänzt werden oder das System fit gemacht werden für geänderte gesetzliche Anforderungen. Die Flexibilität ist in jede Richtung vorhanden.
Wie stark das System in der Praxis genutzt wird, zeigt die Liste der Anforderungen: Hier sind inzwischen mehrere zehntausend Anträge eingegangen. Ohne ein Bestellsystem an einer einheitlichen Stelle könnte man hier schnell den Überblick verlieren.
Für große Arbeitsgruppen, Exzellenzcluster, Sonderforschungsbereiche und andere wissenschaftliche Einrichtungen ist ein solches System deshalb weit mehr als ein digitales Formular: Es ist ein Werkzeug für verlässliche Budgetplanung, nachvollziehbare Entscheidungen und effiziente Forschungsverwaltung.
Fazit: Digitale Bestellprozesse entlasten Forschung und Verwaltung
Ein gut strukturiertes Bestellsystem hilft wissenschaftlichen Organisationen dabei, komplexe Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse übersichtlich abzubilden. Forschende können ihre Bedarfe einfach anmelden, Anordnungsbefugte treffen fundierte Entscheidungen, und Geschäftsstellen behalten Budgets, Fonds und Kostenstellen im Blick.
Gerade dort, wo viele Menschen, mehrere Standorte und unterschiedliche Förderlogiken zusammenkommen, zahlt sich eine zentrale Webanwendung aus. Sie schafft Transparenz, reduziert Abstimmungsaufwand und unterstützt eine professionelle Verwaltung von Drittmitteln und Projektbudgets.
FAQ: Bestellsysteme für große Arbeitsgruppen in Wissenschaft und Forschung
Ein Bestellsystem für Forschungsverbünde ist eine digitale Webanwendung, mit der Forschende, Arbeitsgruppenleitungen und Geschäftsstellen Beschaffungen, Reiseanträge, Personalbedarfe und andere interne Anträge zentral erfassen, prüfen und verwalten können. Es ersetzt verstreute E-Mails, Excel-Listen und Papierformulare durch einen transparenten Genehmigungsworkflow.
In Exzellenzclustern, Sonderforschungsbereichen und großen wissenschaftlichen Arbeitsgruppen arbeiten oft mehrere hundert Personen an unterschiedlichen Standorten. Dabei entstehen viele Bestellungen, Reiseanträge und Budgetfragen. Ein digitales Bestellsystem hilft, Anträge nachvollziehbar zu erfassen, Zuständigkeiten klar abzubilden und Budgets, Fonds sowie Kostenstellen jederzeit im Blick zu behalten.
Typische Antragsarten sind Beschaffungsanträge, Reiseanträge, Einladungen von Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern, Kongressreisen, Geräteanschaffungen, Literaturbestellungen oder Personalbedarfe. Je nach Organisation können weitere Formulare ergänzt werden, etwa für neue Kostenarten, Förderlogiken oder interne Genehmigungsprozesse.
Ein Antrag wird zunächst von der antragstellenden Person digital eingereicht. Anschließend prüfen zuständige Anordnungsbefugte, zum Beispiel Arbeitsgruppenleitungen, den Bedarf. Danach kann die Geschäftsstelle den Antrag mit Blick auf Gesamtbudget, Fonds, Drittmittel und Kostenstellen freigeben oder ablehnen. So entsteht ein klarer, dokumentierter und nachvollziehbarer Prüfprozess.
Forschende können ihre Bedarfe ortsunabhängig einreichen und jederzeit sehen, ob ein Antrag noch offen, genehmigt oder abgelehnt ist. Ein Ampelsystem oder eine Statusübersicht reduziert Rückfragen und macht den Bearbeitungsstand transparent. Zusätzlich können Anträge bei Bedarf als PDF heruntergeladen und in papierbasierten Prozessen weiterverwendet werden.
Die Geschäftsstelle erhält eine zentrale Übersicht über alle eingegangenen Anträge, Budgets, Fonds und Kostenstellen. Anträge lassen sich nach Typ, Arbeitsgruppe oder Finanzierung sortieren und für die Weiterverarbeitung exportieren, etwa als CSV-Datei. Das erleichtert Budgetkontrolle, Drittmittelverwaltung und interne Dokumentation erheblich.
Ja. Ein individuelles Bestellsystem kann so entwickelt werden, dass es bestehende Verwaltungsabläufe, Formulare, Kostenstellen, Fondsstrukturen und Freigaberegeln berücksichtigt. Auch PDF-Layouts, Exportformate oder universitätsspezifische Reiseanträge lassen sich in die Anwendung integrieren.
Ein individuelles Bestell- und Antragsportal lohnt sich besonders für Exzellenzcluster, Sonderforschungsbereiche, Graduiertenschulen, Forschungszentren, große Institute, universitäre Verbünde und wissenschaftliche Arbeitsgruppen mit vielen Beteiligten, mehreren Kostenstellen und komplexen Genehmigungswegen.
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