Geschäftsbriefe mit TYPO3 erstellen – das geht einfacher als gedacht.

Jeder weiß, wie lästig es sein kann, Geschäftsbriefe zu verfassen – gerade, wenn man es nur gelegentlich machen muss.

  • Wo sind nochmal die richtigen Vorlagen, die man in Word öffnen muss?
  • Wer hat eigentlich die Standardschrift umgestellt?
  • Und wieso ist das Briefpapier schon wieder aus? Letztens lagen doch noch einige Seiten im Drucker.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie eine Webseite viel mehr werden kann als eine normale Webseite: Die Seite kann zum Werkzeugkasten werden. Eine ihrer Fähigkeiten: Das Schreiben von Geschäftsbriefen radikal vereinfachen. Das bringt überraschende Vorteile für alle Beteiligten!

Die klassische Geschäftsbrief-Vorlage

Zentraler Startpunkt eines Geschäftsbriefs ist die Vorlage: Meist wurde sie in einem aufwändigen Prozess im Rahmen des Corporate Design erstellt. Sie enthält typischerweise ein Firmenlogo an prominenter Stelle, Standard-Absender-Angaben, einen Footer mit Bankverbindungen und Adress-Angaben. Das Briefpapier wird in großer Menge bei einer Druckerei bestellt und liegt dann als Vorlage in einem speziellen Druckerschacht.

So weit, so schlecht.

Denn: Was passiert, wenn sich die Bankverbindung ändert? Wenn der Vorstand wechselt? Wenn die Firma umzieht? Dann landen die unverbrauchten Stapel von vorbereitetem Briefpapier im Schredder.

Viel besser: Der Geschäftsbrief als PDF-Vorlage

Steht die Vorlage auch als PDF zur Verfügung, lässt sich die Erstellung der Geschäftsbriefe radikal vereinfachen. Über die Web-Anwendung, zum Beispiel das TYPO3-Backend der Firmenseite, gelangt der Nutzer zu einer Eingabemaske. Dort kann er die Empfängeradresse eingeben und seinen Text verfassen, wobei die Felder bereits mit sinnvollen Werten vorbelegt werden können.

Mit den gespeicherten Angaben können nun PDFs für verschiedene Zwecke generiert werden. Einerseits kann man Dokumente mit dem vorbereiteten Firmenlayout erstellen und lokal abspeichern. Oder man verzichtet auf das Layout, um den Brief auf einem Drucker mit Briefpapier auszudrucken. Schließlich kann man den Brief auch als Anhang einer E-Mail versenden.

Welche Web-Anwendung die Geschäftsbrief-Funktion bietet, ist erst einmal gleichgültig: Das kann die bestehende TYPO3- Webseite sein, es kann aber auch genauso gut in eine eigene Geschäfts-Applikation integriert werden.

In beiden Fällen ergeben sich weitere Vorteile gegenüber der Version mit vorgedrucktem Briefpapier und Word-Vorlagen:

  • Die Liste der möglichen Empfänger kann im System schon vorhanden sein. Oft gibt es ja Überschneidungen: Die Empfänger der Geschäftsbriefe sind vielleicht Kunden oder Geschäftspartner, deren Daten sowieso schon in der Webseite vorliegen.

  • Alle bisher versandten Geschäftsbriefe an einen bestimmten Empfänger finden sich chronologisch geordnet an einer zentralen Stelle wieder. Das ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen in der Firma unabhängig voneinander solche Briefe verfassen.

  • Geschäftsbriefe können von jedem Ort der Welt aus verfasst werden – auch problemlos vom Home-Office aus.

  • Alle Briefe haben dasselbe Format und können auf allen Systemen zuverlässig geöffnet werden.

  • Wenn die Firma umzieht, sich die Kontoverbindung ändert oder das Firmenlogo überarbeitet wurde, muss nur das Vorlagen-PDF erneuert werden. Der Nutzer der Geschäftsbrief-Funktion merkt davon nichts.

  • Auch die Umweltbelastung verringert sich, wenn Geschäftsbriefe nicht mehr ausgedruckt werden, sondern per E-Mail verschickt werden.

  • Der Versand kann mit einem Klick direkt im Anschluss an die Erstellung erfolgen. Einfacher und praktischer geht es nicht.

Umsetzung in TYPO3

Die praktische Umsetzung in TYPO3 erfolgt rein im Backend der Seite. Hier ergänzt man eine Geschäftsbrief-Extension. Diese liefert einen neuen Button in der Menüleiste, unter dem sich alle Geschäftsbrief-Funktionen finden.

Mit der ausgefeilten Steuerung des Backend-Zugangs kann man genau festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff zur Geschäftsbrief-Funktion bekommen. So könnten zum Beispiel nur die Geschäftsführung und die Sekretärin einen Zugang bekommen, nicht aber normale Redakteure.

Da es sich um eine geschäftskritische Anwendung handelt, kann man das System auch so konfigurieren, dass eine zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt wird, ehe der Zugang zur Brieferstellung möglich ist.

Umsetzung in anderen Systemen

Die PDF-Brief-Funktion kann natürlich genauso gut auch in anderen System umgesetzt werden. Zum Beispiel als Web-Anwendung in Laravel. Welche Lösung man im Einzelfall wählt, hängt von der bestehenden digitalen Ausstattung der Firma ab. In welcher Datenquelle befinden sich die potentiellen Empfänger? Gibt es Zusatz-Daten, die in den Geschäftsbriefen häufig benötigt werden? (Z.B. gebuchte Kurse, vergangene Käufe, abgeschlossenen Verträge) In welcher Datenquelle liegen diese Daten vor? Kann man innerhalb des bestehenden Systems die Brief-Funktion ergänzen? Oder holt man die nötigen Daten lieber per API ab und verarbeitet sie in einem anderen System? Das sind Fragen, die für jede Firma individuell beantwortet werden müssen.

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